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Web予約の管理・運用

Web予約の管理

予約台帳(承認・拒否)

予約台帳とは

予約台帳は、受け付けた予約の一覧です。
予約の状態に合わせて、4つのグループに分けられています。
予約台帳の4つのグループ
新着の予約は「未承認」のグループに入ります。
この時はまだ予約を許可していない状態(仮予約)です。
承認するとスケジュールに登録され、予約当時を過ぎると「完了」のグループに移動します。
※未承認のまま予約当日を過ぎても「完了」に移動します。

台帳の確認方法

予約が入ると、メールやアプリの通知が来ます。
メールや通知が来たら、Crayon管理画面で予約内容を確認しましょう。
運用管理から予約システムの予約台帳
「運用管理」→「予約システム」→「予約台帳」と進みます。
※「予約システム」は、左メニューからも行けます。
「未承認」タブが選択されていることを確認します。
ここでは、まだ承認していない予約(仮予約)が一覧で確認できます。
未承認の予約を選択
未承認(仮予約)がある場合は、その予約の枠の中を押して、内容を確認し、「承認」または「拒否」をしていきます。

予約を「拒否」する場合

予約情報を確認し、イタズラと思われる場合は拒否します。
予約拒否を選択
また、予約を電話や店頭でも受けている場合、時間が重なってしまう事があります。
予約の時間を確認し、重なっていた場合は「拒否」を選択し、次の画面でお詫びのメールを送りましょう。
拒否」を押した後、メールを作成する画面に変わります。
メール内容を確認し予約を拒否する
相手にメールを送らない場合(イタズラの時など)は、送信フラグのチェックを外して、「拒否する」ボタンを押します。
メールを送る場合は、送信フラグにチェックが入った状態で「拒否する」を押します。
※ボタンを押した後、直ぐにメールが送られます。確認画面は無いので気をつけましょう。
予約詳細画面に移り「承認拒否」と表示されます。
画面下の「予約台帳へ」を押し、台帳に戻りましょう。
承認拒否
拒否した予約は、予約台帳の「拒否」タブに移動します。
拒否タブに移動
「拒否」に移動した予約は、「未承認」には戻せません。
また、「拒否」のリストから削除することもできません。
予約日時を過ぎた時に、「拒否」から「完了」に移ります。

予約を「承認」する場合

予約情報を確認し、問題ない場合は「承認」を押します。
承認を押す
承認」を押した後、予約確定のメールを作成する画面に変わります。
メールを確認し承認を押す
件名と本文には定型文が入っています。この定型文は「承認メール」で設定できます。
送信フラグのチェックが入った状態で「承認する」を押すと、相手にメールが送られます。
※ボタンを押した後、直ぐにメールが送られます。確認画面は無いので気をつけましょう。
予約詳細が「承認済み」となります。
画面下の「予約台帳へ」を押し、台帳に戻りましょう。
予約承認済み
オレンジ色の「キャンセル」ボタンは、予約を取り消す時に使います。未承認に戻すボタンではないので注意。
※ここでキャンセルした予約は「完了」グループに送られます。
承認済みの予約は、予約台帳の「承認済」タブで確認できます。
承認済みの予約
「承認済」に移動した予約は、「未承認」には戻せません。
予約日時を過ぎた時に、「承認済」から「完了」に移ります。

以上で、予約の承認が完了です。
※台帳の並び順について
予約台帳の並び順は、予約日の順番ではありません。
4つのグループに分かれていますが、そのグループに追加された順番で、新しく追加された予約が上にきます。
▼各グループの並び順
未承認:仮予約が入った日時
承認:承認した日時
拒否:拒否した日時
完了:完了に入った日時

予約スケジュールの確認

予約カレンダーについて

「予約台帳」は、未承認の予約を見るのに便利ですが、予約スケジュールの確認には向いていません。
今月の予約状況や、今日の何時に何の予約が入っているかは、「予約カレンダー」で確認しましょう。
運用管理の予約システムのスケジュール確認

スケジュールの確認方法

予約カレンダーを使って、スケジュールを確認します。
「運用管理」>「予約システム」で「スケジュール確認・手動追加」を押します。
運用管理の予約システムのスケジュール確認
カレンダーに時計マークがついている日は、承認済みの予約が入っていることを意味します。(未承認の予約には付きません)
予約カレンダー
背景がピンクの日は、休日設定がされています。
日にちを選択すると、カレンダー下の「時間割表」に予約状況が表示されます。
時間割表に予約状況が表示される
未承認の予約は灰色、承認済みの予約は黄土色で表示されます。
押すと、詳細を確認できます。
予約の大きさがバラバラ?
「時間割表」は、左の数字が時間を表しており、上から順に時間が進みます。
30分きざみで罫線が引かれ、予約が何時から何時まで入っているかが、視覚的に分かるようになっています。
予約スケジュールの見方
予約時間が短いほど、表示も細くなり、1分の場合はほぼ見えなくなります。
また、準備時間を設定しているメニューには、予約時間の後ろに、薄い色で準備時間が表示されます。

予約を手動で追加する

利用者がWebから予約する他に、電話などで受けた予約を、予約カレンダーに追加することも出来ます。
スケジュール確認・手動追加
予約の追加は「スケジュール確認・手動追加」で行います。
カレンダーから日付を選び、下の「+予約追加」を押します。
ブロック設定とは
「予約追加」ボタンの隣にある「ブロック設定」は、特定の時間だけ予約が入らないようにブロックする機能です。
例えば、その日は用事があって、15時から1時間ほど店を空ける場合、その時間は予約が入らない様にブロックできます。
まる1日ブロックする場合は、休日設定をご利用ください。
予約メニュー、来店時間、顧客情報を入力し、「追加する」ボタンを押します。
予約を追加する
この時、メモ欄に、手動で追加したことや、追加した日付を残しておくと、あとから見た時に分かりやすいのでおすすめです。

予約内容の編集・キャンセル

予約内容の編集やキャンセルは、「予約カレンダー」から行えます。
スケジュール確認
※「予約カレンダー」の開き方
「運用管理」>「予約システム」>「スケジュール確認・手動追加」

予約詳細の開き方

日付を選び、時間割表から編集する予約を選択します。
ここでは、まだ予約内容を編集できません。
台帳詳細ページへ」を押します。
※台帳詳細(予約詳細)に移動した後、予約カレンダーに戻るボタンはございません。
予約が承認済みの場合は、予約の「キャンセル」と「内容の編集」ができます。
未承認の場合は、承認拒否ができます。

予約内容の編集

予約を編集する」ボタンを押すと、編集画面に変わります。
予約メニュー以外の変更が可能です。
予約編集画面
変更した場合は、必ず画面下の保存ボタンを押してください。

予約のキャンセル

予約詳細で「キャンセル」を押すと、予約のキャンセルが出来ます。
予約のキャンセル
一度キャンセルすると元には戻せませんので、ご注意ください。
この方法は、お店側(サイト管理者)が、電話などでキャンセルを受けて、承認済みの予約をキャンセルする方法です。
この方法とは別に、顧客がWebからキャンセルすることも可能です。

予約機能の便利な設定

このページでは、予約が入った時の運用方法を解説いたしました。
図の「予約システム機能一覧」で緑色の部分が、このページで説明した部分です。
予約機能一覧
予約機能には、まだまだ便利な設定がございます。
Googleカレンダー連動や、Webからのキャンセル設定など赤色の部分は、次のページで説明いたします。

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