Web予約の管理・運用

Web予約の管理

このページでは、Webから予約が入った後、何をすれば良いかをご案内いたします。

- 目次 -

• 予約台帳（承認・拒否）
• 台帳の確認方法
• 予約を「拒否」する場合
• 予約を「承認」する場合
• 予約スケジュールの確認
• スケジュールの確認方法
• 予約を手動で追加する
• 予約内容の編集・キャンセル
• 予約詳細の開き方
• 予約内容の編集
• 予約のキャンセル

- 関連リンク -

Web予約の設定から動作確認まで

Web予約を使うためのシステム設定と、予約ボタンの作成方法、動作確認方法をご案内します

予約システムをもっと細かく設定する方法

休日設定やメールの設定、予約メニューの応用設定など、用途に合わせて細かくカスタマイズする方法

予約台帳（承認・拒否）

予約台帳とは

予約台帳は、受け付けた予約の一覧です。
予約の状態に合わせて、４つのグループに分けられています。

新着の予約は「未承認」のグループに入ります。
この時はまだ予約を許可していない状態（仮予約）です。
承認するとスケジュールに登録され、予約当時を過ぎると「完了」のグループに移動します。

※未承認のまま予約当日を過ぎても「完了」に移動します。

台帳の確認方法

予約が入ると、メールやアプリの通知が来ます。
メールや通知が来たら、Crayon管理画面で予約内容を確認しましょう。

「運用管理」→「予約システム」→「予約台帳」と進みます。

※「予約システム」は、左メニューからも行けます。

「未承認」タブが選択されていることを確認します。
ここでは、まだ承認していない予約（仮予約）が一覧で確認できます。

未承認（仮予約）がある場合は、その予約の枠の中を押して、内容を確認し、「承認」または「拒否」をしていきます。

予約を「拒否」する場合

予約情報を確認し、イタズラと思われる場合は拒否します。

また、予約を電話や店頭でも受けている場合、時間が重なってしまう事があります。
予約の時間を確認し、重なっていた場合は「拒否」を選択し、次の画面でお詫びのメールを送りましょう。

「拒否」を押した後、メールを作成する画面に変わります。

相手にメールを送らない場合（イタズラの時など）は、送信フラグのチェックを外して、「拒否する」ボタンを押します。

メールを送る場合は、送信フラグにチェックが入った状態で「拒否する」を押します。

※ボタンを押した後、直ぐにメールが送られます。確認画面は無いので気をつけましょう。

予約詳細画面に移り「承認拒否」と表示されます。
画面下の「予約台帳へ」を押し、台帳に戻りましょう。

拒否した予約は、予約台帳の「拒否」タブに移動します。

「拒否」に移動した予約は、「未承認」には戻せません。
また、「拒否」のリストから削除することもできません。

予約日時を過ぎた時に、「拒否」から「完了」に移ります。

予約を「承認」する場合

予約情報を確認し、問題ない場合は「承認」を押します。

「承認」を押した後、予約確定のメールを作成する画面に変わります。

件名と本文には定型文が入っています。この定型文は「承認メール」で設定できます。

送信フラグのチェックが入った状態で「承認する」を押すと、相手にメールが送られます。

※ボタンを押した後、直ぐにメールが送られます。確認画面は無いので気をつけましょう。

予約詳細が「承認済み」となります。
画面下の「予約台帳へ」を押し、台帳に戻りましょう。

オレンジ色の「キャンセル」ボタンは、予約を取り消す時に使います。未承認に戻すボタンではないので注意。

※ここでキャンセルした予約は「完了」グループに送られます。

承認済みの予約は、予約台帳の「承認済」タブで確認できます。

「承認済」に移動した予約は、「未承認」には戻せません。

予約日時を過ぎた時に、「承認済」から「完了」に移ります。

以上で、予約の承認が完了です。

予約スケジュールの確認

予約カレンダーについて

予約カレンダーは、「今月の予約状況」や「今日の何時に何の予約が入っているか」を確認する時に使います。

未承認の予約を見るときは「予約台帳」、スケジュールの確認は「予約カレンダー」と使い分けましょう。

スケジュールの確認方法

予約カレンダーを使って、スケジュールを確認します。
「運用管理」＞「予約システム」で「スケジュール確認・手動追加」を押します。

カレンダーに「時計」マークがついている日は、承認済みの予約が入っていることを意味します。

赤い点がついている日は、未承認の予約があることを表しています。

背景がピンクの日は、休日設定がされています。

日にちを選択すると、カレンダー下の「時間割表」に予約状況が表示されます。

未承認の予約は灰色、承認済みの予約は黄土色で表示されます。
押すと、詳細を確認できます。

予約の大きさがバラバラ？

「時間割表」は、左の数字が時間を表しており、上から順に時間が進みます。
１時間きざみで罫線が引かれ、予約が何時から何時まで入っているかが、視覚的に分かるようになっています。

予約時間が短いほど、表示も細くなり、1分の場合は、線の様に細くなります。

また、準備時間を設定しているメニューには、予約時間の後ろに、薄い色で準備時間が表示されます。

予約を手動で追加する

利用者がWebから予約する他に、電話などで受けた予約を、予約カレンダーに追加することも出来ます。

予約の追加は「スケジュール確認・手動追加」で行います。

カレンダーから日付を選び、「＋予約追加」を押します。

ブロック設定とは

「予約追加」ボタンの隣にある「ブロック設定」は、特定の時間だけ予約が入らないようにブロックする機能です。

例えば、その日は用事があって、15時から1時間ほど店を空ける場合、その時間は予約が入らない様にブロックできます。

まる1日ブロックする場合は、休日設定をご利用ください。

予約メニュー、来店時間、顧客情報を入力し、「追加する」ボタンを押します。

この時、メモ欄に、手動で追加したことや、追加した日付を残しておくと、あとから見た時に分かりやすいのでおすすめです。

予約内容の編集・キャンセル

予約内容の編集やキャンセルは、「予約カレンダー」から行えます。

※「予約カレンダー」の開き方
「運用管理」>「予約システム」＞「スケジュール確認・手動追加」

予約詳細の開き方

日付を選び、時間割表から編集する予約を選択します。

ここでは、まだ予約内容を編集できません。
「台帳詳細ページへ」を押します。

※台帳詳細（予約詳細）に移動した後、予約カレンダーに戻るボタンはございません。

予約が承認済みの場合は、予約の「キャンセル」と「内容の編集」ができます。

未承認の場合は、承認と拒否ができます。

予約内容の編集

「予約を編集する」ボタンを押すと、編集画面に変わります。
予約メニュー以外の変更が可能です。

変更した場合は、必ず画面下の保存ボタンを押してください。

予約のキャンセル

予約詳細で「キャンセル」を押すと、予約のキャンセルが出来ます。

一度キャンセルすると元には戻せませんので、ご注意ください。

この方法は、お店側（サイト管理者）が、電話などでキャンセルを受けて、承認済みの予約をキャンセルする方法です。

※キャンセル完了のメールは送られません。

【ポイント】

お店側が手動でキャンセルする方法とは別に、顧客がWebからキャンセルする方法もあります。

こちらの場合は、キャンセル完了のメールが、顧客とお店側の両方に送られます。

予約機能の便利な設定

このページでは、予約が入った時の運用方法を解説いたしました。

図の「予約システム機能一覧」で緑色の部分が、このページで説明した部分です。

予約機能には、まだまだ便利な設定がございます。
Googleカレンダー連動や、Webからのキャンセル設定など赤色の部分は、次のページで説明いたします。

予約システムをもっと細かく設定する方法

休日設定やメールの設定、予約メニューの応用設定など、用途に合わせて細かくカスタマイズする方法

また、青色の部分は、下のページをご確認ください。

Web予約の設定から動作確認まで

Web予約を使うためのシステム設定と、予約ボタンの作成方法、動作確認方法をご案内します

マニュアル一覧